Descripción

2.0 Alcance

El esquema puede aplicarse a cualquier sector empresarial o entidad comercial y ha sido diseñado para permitir que una tercera parte audite los requisitos del sistema de gestión resultante.

Es importante señalar que el sistema de gestión resultante relacionado con el esquema REIBH de una organización NO debe ser menos exigente que las directrices e implementación publicadas por el organismo gubernamental correspondiente.

La evaluación de riesgos y los controles resultantes pueden requerir el apoyo de una persona externa para asistir en los requisitos técnicos de ciertos sectores industriales, y este enfoque será respaldado.

3.0 Guía del esquema COVID-19

Aspectos mínimos que deben ser evaluados y evidenciados por una organización para garantizar el cumplimiento del protocolo de salud y seguridad.

Estos requisitos mínimos se enfocan en el control y evaluación de las instalaciones, la organización, el personal y cualquier otra parte interesada.

Esta guía se basa en las disposiciones aceptadas por el Ministerio de Salud de los distintos Gobiernos. Cualquier actualización posterior a la publicación de esta guía debe ser considerada, y no limitarse únicamente a los aspectos aquí descritos.

La auditoría realizada por URS evaluará el cumplimiento de este documento del esquema, y dicho cumplimiento permitirá la emisión de un Certificado de Registro con una validez de 12 meses.

4.0 Requisitos

4.1 Operación

La organización deberá demostrar y tomar las siguientes medidas para garantizar la seguridad de las distintas partes interesadas involucradas en su actividad:

4.1.2 Medidas de Gestión Organizativa

• Realizar un análisis de los riesgos de transmisión del SARS-COV-2, indicando las fuentes de riesgo y las partes afectadas (Dirección, Personal, Clientes, Proveedores…).
• Crear un plan de contingencia con las acciones a tomar para proteger y/o eliminar los riesgos de transmisión detectados.
• Evaluar la eficacia de las acciones implementadas.
• Ofrecer y facilitar la posibilidad de teletrabajo a los trabajadores, proporcionando los recursos necesarios para ello.
• Para las organizaciones donde los empleados no teletrabajen, facilitar horarios flexibles de entrada y salida para evitar aglomeraciones en horas punta.
• Proveer de EPI (mascarillas, guantes, desinfectante, etc.) y materiales de limpieza.
• Designar a una persona responsable de la implementación y cumplimiento del protocolo.
• En caso de transporte para traslado de personal, asegurar que se mantengan las distancias y medidas de seguridad en cada trayecto.
• En caso de empleados que deban realizar trabajos en instalaciones de clientes o en espacios públicos, garantizar que dichas instalaciones y entornos cumplan con las condiciones de seguridad requeridas.
• Habilitar mecanismos de control de acceso, cuando sea posible.
• Proveer dispositivos para la recogida y separación de residuos, y gestionarlos adecuadamente.

4.2 Prevención

4.2.1 Medidas de Prevención en las Instalaciones

• Disponer de un protocolo de medidas básicas de higiene.
• Contar con elementos higiénicos en todas las zonas o áreas establecidas en el protocolo.
• Tener un protocolo de limpieza y desinfección de instalaciones, infraestructuras, vehículos, etc.
• Si la limpieza está subcontratada, debe existir un contrato firmado entre ambas partes donde se reflejen todos los requisitos de seguridad.
• Desarrollar e implementar un plan de control analítico para validar y verificar la limpieza y desinfección.
• Establecer una distancia social mínima de 2 metros e identificarla en todas las áreas, como zonas de trabajo o descanso.
• Colocar elementos visuales en las áreas de la organización con formación y comunicación sobre las medidas establecidas (por ejemplo, carteles de lavado de manos).
• Realizar tareas de ventilación periódica, al menos diariamente durante cinco minutos.
• Reforzar la limpieza de los filtros de aire.

4.2.2 Medidas Preventivas y Recomendaciones para el Personal

• Informar al personal, de forma sistemática y regular, sobre los riesgos de transmisión y contagio del SARS-COV-2.
• Informar y proporcionar los EPI correspondientes para el desarrollo de la actividad.
• Identificar a los trabajadores especialmente sensibles y grupos vulnerables para realizar una evaluación específica y adoptar las medidas preventivas necesarias.
• Informar sobre el protocolo de comunicación interna y externa sobre cómo y a quién contactar en caso de presentar síntomas.
• Facilitar acceso a agua, jabón, papel desechable, papeleras y desinfectantes.
• Formar e informar a los trabajadores sobre las directrices diarias de limpieza de sus puestos de trabajo (inicio, desarrollo y finalización de la jornada).
• Formar e informar sobre cómo desinfectar los equipos utilizados.
• Establecer pautas para la limpieza y desinfección de ropa sucia.
• Realizar u ofrecer la posibilidad de realizar pruebas de detección al personal.
• Medidas de control de temperatura en el acceso, siempre con el consentimiento del empleado.
• Si un empleado presenta síntomas relacionados con COVID-19, no debe acudir al centro de trabajo. Debe informar tanto a la organización como a los servicios de salud correspondientes.
• Si ha estado en contacto directo con una persona afectada por COVID-19 y/o pertenece a un grupo vulnerable, no debe acudir al centro de trabajo. Si no puede trabajar a distancia, deberá contactar con su médico para que certifique la necesidad de aislamiento.
• Desechar residuos como pañuelos en los dispositivos habilitados para tal fin.

4.2.3 Medidas Preventivas para Personal Externo (fuera de la organización)

• Todo el personal externo debe recibir formación sobre el desempeño seguro antes de ingresar a la organización (por ejemplo: sentido de circulación, distanciamiento, lavado de manos, mantenimiento de distancia mínima).
• Todo el personal externo debe conocer y portar los EPI necesarios para realizar su actividad de forma segura (cuando se requiera).
• Informar a todo el personal externo sobre las normas y protocolos establecidos por la organización antes de su entrada.
• Aceptación y confirmación del conocimiento de los riesgos antes de ingresar a la organización.
• Compromiso y aceptación de las medidas preventivas establecidas por la organización.

4.3 Auditoría y revisión

La organización deberá revisar periódicamente los protocolos vigentes utilizando datos de auditorías internas u otras fuentes objetivas.

La auditoría interna deberá realizarse al menos una vez durante el periodo en que el esquema esté en modo de implementación.

Las auditorías deberán ser realizadas por auditores formados y reportadas mediante un informe formal, que deberá ser presentado al Comité de Revisión – este comité debe estar compuesto por la alta dirección de la organización, con autoridad suficiente para implementar cambios si es necesario.

Los requisitos gubernamentales deberán ser revisados durante la reunión de revisión, y la Evaluación de Riesgos deberá revisarse, modificarse y publicarse si fuera necesario, incluyendo la realización de la formación o comunicación correspondiente.

Las reuniones de revisión deberán quedar registradas.

4.4 Formación y documentación

Toda la documentación relevante, como la Evaluación de Riesgos publicada, los Requisitos (incluyendo protocolos), Auditorías y Revisiones deberá mantenerse y publicarse según sea necesario para verificar su vigencia y aprobación.

Todos los trabajadores “relevantes” dentro de la organización deberán poder demostrar que han recibido formación adecuada sobre la Evaluación de Riesgos y los Requisitos, incluyendo cualquier cambio aplicado.